Szinte minden vállalkozás egy Excel-táblázattal kezdi az ügyfélnyilvántartást. Ez jó döntés: ingyenes, mindenki ismeri, és pár perc alatt elkészül. A kérdés nem az, hogy szabad-e Excelben vezetni az ügyfeleket, hanem az, hogy mikor válik a táblázat a munka akadályává.
Amíg az Excel tökéletesen megfelel
Az Excel akkor működik jól, ha
- egy ember vezeti a táblázatot,
- kevés ügyféllel dolgozol, és fejben is tudod, kivel hol tartasz,
- nem kell senkit adott napon visszahívni vagy emlékeztetni,
- az ügyféladatokat máshol (számlázóban, e-mailben) nem kell újra beírni.
Ha ez rád igaz, nem kell váltanod. Lent találsz néhány tippet, amivel a táblázat még sokáig jól szolgál.
Öt jel, hogy kinőtted az Excelt
1. Több verzió kering ugyanabból a fájlból. Megjelenik az „ugyfelek_vegleges_v3.xlsx", valaki a régit szerkeszti, és már senki sem tudja, melyik az igazi.
2. Elmaradnak a visszahívások. A táblázat nem szól, ha ma kellene utánkövetni egy ajánlatot. Ami nem jut eszedbe, az elmarad – és vele az üzlet is.
3. Ugyanazt az adatot több helyre írod be. Az ügyfél neve és címe szerepel az Excelben, a számlázóban és az e-mailjeidben is. Minden kézi átmásolás idő és hibalehetőség.
4. Nem látod egy pillantással, hol tart egy ügyfél. Ha egy „Hol tartunk a Kovács Kft.-vel?" kérdéshez három fájlt és egy e-mail-láncot kell átnézni, a táblázat már nem segít, hanem lassít.
5. Személyes adatok keringenek e-mailben. Az ügyfeleid neve, e-mail címe és telefonszáma személyes adat. A GDPR szerint gondoskodnod kell róla, hogy csak az férjen hozzá, akinek kell, és kérésre törölni tudd. Egy körbeküldött táblázat minden példányából ez nehezen megy.
Ha kettő-három ismerős, érdemes elgondolkodni a következő lépésen.
Hozd ki a legtöbbet az Excelből, amíg maradsz
Néhány egyszerű szabállyal a táblázatod sokkal megbízhatóbb lesz – és később a költözés is könnyebb:
- Egy sor = egy ügyfél. Ne tegyél egy cellába két telefonszámot, és ne egyesíts cellákat.
- Adj minden ügyfélnek egyedi azonosítót (pl. Ü-001). Így akkor is tudod, kiről van szó, ha két ügyfél neve hasonló.
- Legördülő lista a státuszhoz (Adatok → Érvényesítés): például „érdeklődő", „ajánlat kiküldve", „ügyfél". Így nem lesz „ajánlat", „Ajánlat ment" és „ajánlatot kért" ugyanarra.
- Legyen egy „Következő lépés" és egy „Határidő" oszlop. Feltételes formázással a lejárt dátumok pirosak lesznek – ez a legegyszerűbb emlékeztető.
- Egy közös fájl, ne másolatok. Ha többen dolgoztok benne, tegyétek közös, online tárhelyre, és ne e-mailben küldözgessétek.
- Figyelj a hozzáférésre és a mentésre. Ki láthatja a fájlt, és mi történik, ha véletlenül törlődik?
Mi jöhet az Excel után?
Két út van:
Kész ügyfélkezelő program. Gyorsan elindul, de a te munkamenetedet kell a programhoz igazítani, és jellemzően felhasználónként fizetsz érte havidíjat. Akkor működik jól, ha a folyamatod illeszkedik ahhoz, amit a program tud.
Saját, egyedi rendszer. Pontosan azt tudja, ahogy te dolgozol: a megkeresés beérkezésétől az ajánlaton és a munkán át a számláig. Összeköthető a weboldalad ajánlatkérőjével és a számlázóval, az emlékeztetőket magától küldi, és az adatok a tieid maradnak.
Én magam is így dolgozom: a megkereséseimet, az ajánlataimat és a határidőimet egy saját fejlesztésű rendszerben vezetem, amely minden reggel összeszedi, mivel kell aznap foglalkozni.
Így készülj fel a váltásra
A legjobb kiindulópont a mostani táblázatod. Két dolgot érdemes előre összeírni:
- Mit csinálsz egy ügyféllel az első megkereséstől a számláig? Ez a lépéslista lesz az új rendszer váza.
- Mi az, ami most a legtöbb időt viszi el, vagy a legtöbbször elcsúszik? Ezt kell elsőként megoldani.
A meglévő Excel-adataid egy jó rendszerbe átköltöztethetők – ha van egyedi azonosító és egységes státusz, ez gyorsan megy.
Ha szeretnéd megtudni, nálad megérné-e a váltás, nézd meg a backoffice-fejlesztés részleteit, vagy írj pár sort a munkafolyamatodról – konkrét javaslattal válaszolok.